「ご都合はいかがでしょうか？」「ご都合のよい日を教えてください」とメールで聞かれたとき、どのように返事をすればよいか迷うことがありますよね。
都合がよい場合はもちろん、予定が合わない場合や、まだ予定が決まっていない場合も、相手に失礼のない言葉で伝えたいものです。
都合を聞かれたメールには、お礼とともに、自分の予定や返答を具体的に伝えるのが基本です。
この記事では、都合を聞かれたときの基本的な返し方から、ビジネスでも使えるメール例文、丁寧な敬語表現、返信時の注意点まで紹介します。
都合を聞かれたメールにはどう返事をする？基本の書き方
メールで都合を聞かれたら、まず相手からの連絡にお礼を伝え、そのあとに自分の予定を回答します。
基本的には、都合がよい・都合が悪い・まだわからないの3つに分けて考えると、返信内容を決めやすくなります。
| 自分の状況 | 返事の例 |
|---|---|
| 都合がよい | 「ご提示いただいた日時で問題ございません。」 |
| 都合が悪い | 「申し訳ございませんが、その日は都合がつきません。」 |
| 予定が未定 | 「予定を確認のうえ、改めてご連絡いたします。」 |
相手が日程を決めるために質問している場合は、単に「大丈夫です」「難しいです」と答えるより、具体的な日時を添えると話が進めやすくなります。
都合がよい場合の返事
相手から提示された日時に問題がなければ、その日時で参加できることを明確に伝えます。
例えば、次のような返事が使えます。
ご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた11月12日（木）14時からで問題ございません。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
相手から複数の候補日が届いている場合は、希望する日時を明記しましょう。
「その日で大丈夫です」だけでは、複数の日時があるときにどれを指しているのかわからなくなるためです。
都合が悪い場合の返事
提示された日時に予定が入っている場合は、都合がつかないことを丁寧に伝えます。
仕事などで日程調整が必要な場合は、可能であれば別の候補日も添えるとよいでしょう。
ご連絡ありがとうございます。
申し訳ございませんが、ご提示いただいた日時は別の予定があり、都合がつきません。
11月13日（金）の午後でしたら調整可能ですが、いかがでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
予定が合わない理由を詳しく説明する必要はありません。「別の予定があるため」「所用のため」など、簡潔な説明でも十分です。
まだ予定がわからない場合の返事
すぐに予定を確定できないときは、返事を保留にしても構いません。
ただし、相手が日程を調整している場合は、いつ頃回答できるのかを伝えておくと親切です。
ご連絡ありがとうございます。
現在、予定を確認しております。
11月6日（金）までに改めてご連絡いたしますので、少々お時間をいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
回答できる日がはっきりしていない場合は、無理に期限を約束せず、「確認が取れ次第、ご連絡いたします」と伝える方法もあります。
ただし、相手から回答期限を指定されているときは、その期限に間に合うかを確認しましょう。
都合を聞かれたときの状況別メール例文
都合を聞かれるメールには、いくつかのパターンがあります。
相手がすでに候補日を提示しているのか、それとも自分から希望日時を伝える必要があるのかによって、返信の書き方が変わります。
ここでは、日程調整でよく使う4つのパターンを紹介します。
提示された候補日から希望日時を選ぶ場合
相手から複数の候補日が届いた場合は、希望する日時を具体的に指定します。
例えば、次のようなメールです。
お世話になっております。
日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日のうち、11月12日（木）14時からを希望いたします。
こちらの日時でご調整いただくことは可能でしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
まだ日程が確定していない段階では、「希望いたします」「ご調整いただくことは可能でしょうか」と伝えると自然です。
一方、相手から「この日時でよろしいでしょうか」と最終確認を受けている場合は、「問題ございません」と明確に回答するとよいでしょう。
どの候補日でも都合がよい場合
提示された候補日がすべて空いている場合は、その旨を伝え、相手に選んでもらう方法があります。
お世話になっております。
日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日は、いずれも都合がつきます。
ご都合のよい日時でご調整いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
この場合は「いつでも大丈夫です」と書くより、「ご提示いただいた候補日は、いずれも都合がつきます」と伝えるほうが、回答の範囲が明確になります。
候補日の中に希望順位があるなら、「第一希望は〇日ですが、ほかの候補日でも調整可能です」と添えてもよいでしょう。
自分から都合のよい日時を伝える場合
「ご都合のよい日時をいくつか教えてください」と聞かれた場合は、複数の候補を提示します。
相手が選びやすいように、日付だけでなく時間帯も記載するのがポイントです。
お世話になっております。
日程調整のご連絡をいただき、ありがとうございます。
以下の日時でしたら対応可能です。
・11月12日（木）10時～12時
・11月13日（金）14時～17時
・11月16日（月）13時～15時
上記の中でご都合のよい日時はございますでしょうか。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
候補日時は、相手から指定された所要時間を確保できる範囲で提示します。
例えば、1時間の打ち合わせなら、少なくとも1時間以上空いている時間帯を知らせると調整しやすくなります。
候補日をいくつ提示するかは相手の依頼に合わせればよく、特に指定がなければ2～3候補程度から考えるとよいでしょう。
提示された候補日がすべて合わない場合
相手から届いた候補日がすべて難しい場合は、無理に予定を合わせる必要はありません。
まず都合がつかないことを伝え、調整できる別の日程を提示します。
お世話になっております。
日程をご提案いただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程はいずれも都合がつきません。
翌週の11月17日（火）または18日（水）でしたら、午後の時間帯で調整可能です。
再度のお願いとなり恐縮ですが、ご検討いただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
相手に再調整をお願いするため、お詫びの言葉を添えると丁寧です。
ただし、何度も謝る必要はありません。都合が合わないことへのお詫びを一度伝え、代替案を示せば十分です。
都合を聞かれたメールへの返事で使える丁寧な敬語表現
メールで予定を聞かれたとき、「大丈夫です」「空いています」と返しても意味は伝わります。
ただし、取引先や目上の人へのビジネスメールでは、もう少し丁寧な表現を選びたい場面もあります。
相手との関係に合わせて、無理のない敬語を使い分けましょう。
都合がよいことを丁寧に伝える表現
都合がよい場合は、次のような言い方が使えます。
| 普段の言い方 | 丁寧な言い方 |
|---|---|
| 大丈夫です | 問題ございません |
| 空いています | その日時でしたら都合がつきます |
| 行けます | 参加可能です |
| いつでもいいです | いずれの日時でも調整可能です |
| その日でいいです | ご提示いただいた日時でお願いいたします |
「問題ございません」は、相手が提示した日時を了承するときに便利な表現です。
また、「差し支えありません」も、提示された日時に支障がないことを伝える際に使えます。
例えば、「11月12日（木）14時からで差し支えありません」と書けば、指定された日時で問題ないことが伝わります。
ただし、相手がまだ日程を提案していない場合は、「差し支えありません」より「〇日でしたら都合がつきます」のほうが自然です。
都合が悪いことを角が立たないように伝える表現
都合が悪いときは、否定的な言葉だけで返すのではなく、やわらかい言い回しを使うと丁寧です。
| 普段の言い方 | 丁寧な言い方 |
|---|---|
| 無理です | あいにく、その日は都合がつきません |
| 予定があります | 別の予定が入っております |
| 行けません | 参加が難しい状況です |
| 別の日にしてください | 別の日程でご調整いただくことは可能でしょうか |
「あいにく」「申し訳ございませんが」「恐れ入りますが」などの言葉を添えると、依頼に応じられないことをやわらかく伝えられます。
ただし、断る意思は曖昧にせず、はっきり伝えることも大切です。
例えば、参加できないことが確定しているのに「少し難しいかもしれません」と書くと、相手がまだ調整可能だと受け取る余地があります。
参加できない場合は、「都合がつかないため、参加できません」と明確に伝えましょう。
社内や親しい相手にはどこまで丁寧に書く？
社内の同僚や普段から親しくしている相手なら、必要以上にかしこまる必要はありません。
例えば、同僚へのメールなら次のような返事でも自然です。
「ご連絡ありがとうございます。12日の午後でしたら大丈夫です。よろしくお願いします。」
親しい友人なら、さらに簡単な表現でも問題ありません。
「連絡ありがとう！12日なら空いてるよ。13日は予定があるから難しいかな。」
大切なのは、丁寧な言葉をたくさん使うことではなく、相手との関係に合った言葉で、予定をわかりやすく伝えることです。
ビジネスメールでは「です・ます」を基本にし、取引先や初めてやり取りする相手には、やや丁寧な表現を選ぶとよいでしょう。
都合を聞かれたメールに返信するときの注意点
都合を尋ねるメールは、相手が日程を決めるために送っていることが多いため、返信内容のわかりやすさが大切です。
ここでは、メールを送る前に確認したいポイントを紹介します。
返信はいつまでに送ればよい？
都合を聞かれたメールには、予定を確認でき次第、できるだけ早めに返信するのが望ましいでしょう。
ビジネスメールの場合、特別な事情がなければ当日中、難しければ翌営業日を一つの目安にできます。
ただし、これは絶対的なルールではありません。相手が回答期限を指定している場合は、その期限を優先します。
すぐに予定がわからない場合も、何も返さずに待つより、確認中であることを一度知らせる方法があります。
特に複数人の日程調整では、一人の回答待ちによって予定を確定できないこともあるためです。
日付・曜日・時間帯を具体的に伝える
メールで日時を伝える際は、日付と時間帯を具体的に書きましょう。
例えば、次のような表現です。
- 11月12日（木）14時から参加可能です。
- 11月13日（金）は午前中でしたら都合がつきます。
- 11月16日（月）の15時以降であれば調整可能です。
「来週の火曜日」「午後なら大丈夫です」などの表現も使えますが、複数の日程を調整している場合は、日付まで書いたほうが確認しやすくなります。
また、日付と曜日が一致しているかも送信前に確認しましょう。
候補日を複数提示するときは、相手がそのまま予定を調整できる具体性を意識するとよいでしょう。
オンライン会議などで相手と時差がある場合は、必要に応じて日本時間などの時間帯も明記します。
件名や宛名はどうすればよい？
相手から届いたメールに返信する場合は、基本的に件名をそのまま残して問題ありません。
例えば、「打ち合わせ日程のご相談」という件名で届いたメールなら、そのまま返信機能を使えば、同じ話題のやり取りだとわかりやすくなります。
新しくメールを作成する場合は、内容が伝わる件名を付けましょう。
- 打ち合わせ日程についてのご返信
- 面談希望日時のご連絡
- 会議日程のご相談
宛名についても、取引先などへのビジネスメールでは「株式会社〇〇 〇〇様」のように、相手に合った形式を使います。
社内メールでは、普段のやり取りに合わせて「〇〇さん」としても構いません。
なお、返信時に相手の文章をすべて残す必要はありませんが、どの予定について回答しているのかわかるようにしておくと親切です。
都合を聞かれたものの、予定を断りたいときの伝え方
都合を聞かれたとき、日程が合わないのではなく、誘いや依頼そのものを断りたい場合もあります。
例えば、食事会やイベントへの誘いなどです。
このような場合は、別の日程を提案すると、相手に「日程を変えれば参加できる」と受け取られる可能性があります。
そのため、参加する意思がない場合は、無理に代替日を提示しないことがポイントです。
仕事関係の食事会などを辞退する場合は、次のように伝えられます。
お世話になっております。
このたびはお誘いいただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、今回は参加を見送らせていただきたく存じます。
せっかくお声がけいただいたところ申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
親しい相手なら、もう少しやわらかい表現でもよいでしょう。
「誘ってくれてありがとう！せっかくだけど、今回は遠慮しておくね。」
断る理由を詳しく説明する必要はありません。
ただし、仕事上の正式な依頼や、参加が必要な会議などでは、単に断るだけでなく、欠席が認められるかを確認したり、必要な対応を相談したりすることも大切です。
また、今後も参加するつもりがないのに「また次の機会にお願いします」と添える必要はありません。相手に期待を持たせないよう、自分の意思に合った表現を選びましょう。
都合を聞かれたメールへの返事まとめ
都合を聞かれたメールには、相手へのお礼を伝えたうえで、自分の予定を具体的に回答するのが基本です。
- 都合がよい場合は、参加できる日時を明確に伝える
- 都合が悪い場合は、必要に応じて別の候補日を提案する
- 予定が未定の場合は、いつ頃回答できるかを知らせる
- 取引先や目上の人には、丁寧で自然な敬語を使う
- 誘いそのものを断る場合は、無理に別の日程を提示しない
メールの返事は、長く丁寧に書けばよいというものではありません。
相手が知りたいのは、いつ予定を合わせられるのか、参加できるのかという具体的な回答です。
自分の状況に合った例文を参考に、必要な日時や言葉を調整して、わかりやすい返信メールを作成しましょう。
