身近な方のご祖母様が亡くなられたとき、どのようにお悔やみの言葉を伝えればよいか悩む方は多いものです。
特にメールの場合、直接会って言葉をかけることができない分、言葉選びやタイミングに気をつけなければなりません。この記事では、「ご祖母様を亡くした相手に送るお悔やみメール」の正しいマナーや文例を、立場別にわかりやすく紹介します。
失礼のない表現で、相手の心に寄り添うメッセージを届けるためのポイントを解説します。
ご祖母様を亡くした相手に送るお悔やみメールの基本マナー
いつ送るのが正しい？タイミングの目安
お悔やみのメールは、訃報を知ったらできるだけ早く送るのが基本です。ただし、葬儀前後の慌ただしい時期に長文を送るのは控え、短く気持ちを伝える程度にしましょう。
タイミングとしては、葬儀が終わった翌日〜2日後が最も無難です。
相手が落ち着いてメールを読める頃合いを見計らうことで、思いやりのある印象を与えられます。
メールで伝えても失礼にならないケースとは
お悔やみの気持ちは本来、直接お会いして伝えるのが理想ですが、距離や状況によってはメールでの連絡も失礼にはあたりません。
特に「急な訃報で直接伺えない場合」や「仕事関係など距離がある関係性」のときには、メールが適切な手段となります。
ただし、親族や特に親しい関係の相手には、できれば電話や手紙を添えるとより丁寧です。
お悔やみメールで避けるべき表現・言葉遣い
お悔やみメールでは、普段使う何気ない言葉が不適切になることがあります。
たとえば「重ね重ね」「再び」「たびたび」など、“繰り返し”を連想させる言葉は忌み言葉とされます。
また、「頑張ってください」や「元気を出して」は、悲しみの中にいる相手にとって負担になる場合があるため避けましょう。
代わりに「心よりお悔やみ申し上げます」「ご冥福をお祈りいたします」といった、控えめで丁寧な表現を使うのが基本です。
メールの文体は丁寧語を中心に、絵文字や感嘆符は使わず、落ち着いたトーンを心がけましょう。
気持ちが伝わるお悔やみメールの書き方
件名の付け方と注意点
お悔やみメールの件名は、内容がすぐに伝わるように簡潔で丁寧な表現にしましょう。たとえば「お悔やみ申し上げます」「ご祖母様のご逝去に際して」などが一般的です。
絵文字や記号はもちろん、感情を強調する表現も避け、あくまで落ち着いた印象を心がけます。
件名に「ご愁傷様です」などの直接的な言葉を入れるのは避けた方が無難です。
相手が開封する際に一瞬でも気持ちを落ち着かせられるよう、控えめで誠実なトーンを意識しましょう。
本文の基本構成（冒頭・本文・結び）
お悔やみメールの基本構成は以下の3部で考えるとスムーズです。
- 冒頭：訃報を知ったことと、お悔やみの気持ちを簡潔に述べる
- 本文：故人をしのぶ気持ち、相手への気遣いの言葉を添える
- 結び：相手の体調や心情を気づかう言葉で締める
たとえば次のような構成です。
このたびはご祖母様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
ご生前のお姿を思い出すと、胸がいっぱいになります。
ご家族の皆様のご心痛をお察し申し上げます。どうぞお体を大切にお過ごしください。
文章全体を3〜5行程度にまとめると、読みやすく誠実な印象になります。
簡潔で丁寧な文章にするコツ
お悔やみメールは「気持ちを伝えること」が目的です。文を長くしすぎたり、形式ばかりを意識しすぎたりすると、かえって感情が伝わりにくくなります。
重要なのは、「相手がどんな状況で読むか」を想像して言葉を選ぶことです。難しい敬語を多用するよりも、正しい敬語を使いながら温かみを持たせるのがポイントです。
たとえば「ご冥福をお祈りいたします」という定型文の前に、「突然のことでお疲れではないかと案じております」と一文添えるだけでも、相手への思いやりが伝わります。誠実で落ち着いたトーンを保ちつつ、心を込めた短文を意識しましょう。
立場別：ご祖母様を亡くした相手への文例集
上司・目上の方に送る場合
上司や取引先など目上の方に送る場合は、敬語を正確に使い、感情的すぎない落ち着いた文体を意識します。
あくまで「哀悼の意を伝える」ことが目的であり、個人的な感情を多く含めすぎるのは避けましょう。
例文：
件名：お悔やみ申し上げます
○○部長
このたびはご祖母様のご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます。
ご生前のご厚情に心より感謝申し上げるとともに、ご家族の皆様のご心痛をお察しいたします。
ご多忙の折ではございますが、どうぞご自愛くださいますようお祈り申し上げます。
ビジネスメールとしても違和感がなく、かつ誠実な印象を与える構成です。末尾には「ご多忙の中恐縮ですが」「ご無理のないようお過ごしください」といった、気遣いの一文を添えると丁寧です。
同僚や友人に送る場合
同僚や友人に対しては、フォーマルすぎず、相手を思いやる柔らかいトーンが大切です。気持ちを込めつつ、相手の悲しみに寄り添う言葉を選びましょう。
例文：
件名：ご祖母様のご逝去について
○○さん
このたびはご祖母様のご逝去を知り、心よりお悔やみ申し上げます。
突然のことで驚かれたことと思います。
ご家族の皆さんもお疲れではないかと案じております。
無理をなさらず、どうぞお体に気をつけてお過ごしください。
親しい関係であっても、絵文字や感嘆符は避け、穏やかな文体でまとめるのがマナーです。「頑張ってね」といった励ましの言葉よりも、「お疲れが出ませんように」といった配慮を重視しましょう。
部下や後輩に送る場合
部下や後輩の場合は、目上の立場として思いやりを持った表現を心がけましょう。上から目線にならず、「気遣う姿勢」が伝わる言葉選びがポイントです。
例文：
件名：お悔やみ申し上げます
○○さん
ご祖母様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様のご心痛を拝察いたします。
今は無理をなさらず、ゆっくりとお過ごしください。
仕事のことは気にせず、何かあれば遠慮なく相談してください。
相手が仕事に復帰した際も気を配り、「お手伝いできることがあれば」とフォローの姿勢を示すと、より信頼関係が深まります。
メールではなく電話・手紙が望ましい場合
メールで済ませないほうがよいケース
メールは便利な手段ですが、お悔やみの言葉としては「やや軽く感じられる」こともあります。
特に、上司や恩師など目上の方、または親しい友人・家族ぐるみの関係など、心を込めて伝えるべき関係性では、メールのみで済ませないほうがよいでしょう。
また、相手が高齢の方やビジネスメールに慣れていない場合も、紙の手紙や弔電の方が丁寧です。「形式ではなく、相手の気持ちを大切にする」という観点で手段を選ぶのが大切です。
電話や弔電に切り替える判断基準
訃報を知ったタイミングや相手との関係性によっては、電話や弔電のほうが適しています。
次のような場合は、電話または弔電を検討しましょう。
- 故人やご遺族に直接の面識がある場合
- 相手が非常にお世話になった方である場合
- 取引先や会社関係など、礼儀を重んじる立場にある場合
電話をする際は、長話を避け、まずは「お忙しいところ申し訳ありません」と前置きした上で、短く気持ちを伝えましょう。
また、弔電を送る場合は「心よりお悔やみ申し上げます」「ご冥福をお祈り申し上げます」といった定型句を使えば十分です。
重要なのは、言葉よりも気持ちが伝わるかどうかです。
どうしてもメールで送る場合のフォロー方法
どうしてもメールでしか連絡が取れない場合には、後日フォローを忘れずに行いましょう。たとえば、相手が落ち着いた頃に「ご葬儀ではお疲れさまでした。ご家族の皆様もどうぞご自愛ください」といった一文を添えたメッセージを再送するのがおすすめです。
また、後日お会いする機会があれば、その際にあらためて一言お悔やみを伝えることで、形式的な印象を和らげることができます。
メールでの連絡はあくまで「第一報」と考え、後からのフォローで誠意を補うことが、丁寧な対応につながります。
よくある失敗とNG例
慌てて送ってしまう誤った言葉遣い
訃報を聞いてすぐにメールを送ると、感情が先走って言葉遣いが乱れがちです。特に注意したいのが、口語的な表現や親しみのつもりで使う言葉です。
たとえば「本当にびっくりしました」「ご冥福をお祈りしていますね」など、会話調の表現は避けましょう。
お悔やみの文面では、静かで落ち着いた敬語を選ぶことが大切です。
OK例：「ご祖母様のご逝去を知り、心よりお悔やみ申し上げます。」
NG例：「ご祖母様が亡くなってしまったそうで驚きました。」
後者のように感情的・直接的な言い回しは控え、丁寧語でまとめると安心です。
絵文字や感嘆符の使い方に注意
お悔やみメールで最も避けるべきなのが、絵文字・顔文字・「！」などの感嘆符です。悲しみの場面では、どんなに親しい関係でも軽く見えてしまう可能性があります。
また、文末に「〜ですね」「〜と思います」といった柔らかすぎる表現も、相手によっては軽い印象を与えることがあります。
PCメールでは特にフォントや改行によって印象が変わるため、以下のようなポイントを意識しましょう。
- 行間を詰めすぎず、3〜5行ごとに改行する
- 句読点（、。）を使いすぎないことで落ち着いた印象を与える
- 句読点の代わりに改行＋接続語を使うと、視認性が上がる
丁寧な印象は「言葉選び」と同じくらい、「見やすいレイアウト」からも伝わります。
定型文だけで終わらせない心配りのコツ
多くの人が使う定型文は、形式としては間違いではありません。しかし、定型文だけで終わらせると「他人行儀」「機械的」と感じられてしまうこともあります。
相手の状況を想像し、一言だけでも自分の言葉を添えると印象がぐっと良くなります。
たとえば
ご祖母様のご逝去を知り、心よりお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様のご心痛をお察し申し上げます。
ご多忙かと思いますが、どうぞご自愛ください。
この文に「お優しいお人柄を思い出しております」などの一文を添えるだけで、より温かみが生まれます。
形式を守りながらも、あなたの気持ちが伝わる文章を意識することが大切です。
ご祖母様のお悔やみメール こんなときどうする？
訃報を聞いたのが数日後だった場合はどうする？
訃報を知ったのが数日後でも、お悔やみの気持ちを伝えるのは遅くありません。むしろ「知らずに遅れてしまったこと」を一言添えると誠実な印象になります。
例文：
ご祖母様のご逝去を後日伺い、驚いております。
遅ればせながら、心よりお悔やみ申し上げます。
お詫びの言葉を重ねる必要はありません。
「遅くなって申し訳ありません」よりも「後日伺い、驚いております」と表現すると柔らかく伝わります。
あまり親しくない同僚が相手の場合、メールを送るべき？
親しくない相手であっても、同じ職場の仲間であれば一言でもお悔やみを伝えるのが礼儀です。ただし、形式的すぎる長文よりも、短く控えめな文章が望ましいです。
例文：
ご祖母様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様のご心痛をお察し申し上げます。
このように定型文のみで構いません。
相手の負担にならないよう、返信を求めるような文面（「お返事は不要です」など）は不要です。
ご祖母様と面識があった場合は、どんな言葉を添える？
ご祖母様と面識があった場合は、思い出や人柄を一文だけ添えると心が伝わります。ただし、感情的な表現や過去の出来事を詳しく書きすぎるのは避けましょう。
例文：
ご生前にお会いした際の温かなお人柄を思い出しております。
その穏やかな笑顔が今も心に残っています。
このような一文があるだけで、形式的なメールから「心を込めたお悔やみメール」になります。
お返事をもらったとき、どう返すのが正解？
お悔やみメールに対する返信をもらった場合、再度長文で返す必要はありません。あくまで「お気遣いをありがとう」という気持ちを軽く伝える程度で十分です。
例文：
ご丁寧にありがとうございます。
大変な中でのご返信、どうぞお気遣いなくお過ごしください。
相手はまだ落ち着いていないことが多いため、「お気遣いなく」「無理をなさらず」といった言葉で締めるのが適切です。
社内グループメールでお悔やみを伝えるのは失礼？
社内全体に訃報が共有された場合でも、個別にお悔やみメールを送るほうが丁寧です。ただし、業務連絡に含まれている場合や、相手が直属の上司・部下でない場合は、グループメール内で軽く言葉を添えるだけでも構いません。
例文（社内メールの文末に添える場合）：
このたびはご祖母様のご逝去、心よりお悔やみ申し上げます。
ご無理のないようお過ごしください。
グループメールでは、他のメンバーの目に触れるため、簡潔・控えめ・感情を抑えたトーンを意識しましょう。
まとめ
ご祖母様を亡くした相手にお悔やみを伝えるメールでは、形式よりも「相手を思う気持ち」が何より大切です。
早めの連絡を心がけながらも、慌てず、落ち着いた言葉で気持ちを伝えましょう。メールはあくまで連絡手段のひとつですが、丁寧な文章と心のこもった一文で、相手に温かさを届けることができます。
どんなに短い言葉でも、真心が伝われば十分です。マナーを守りながら、そっと寄り添うメッセージを心がけてください。
